L’ospitalità viene concentrata nei mesi di giugno, luglio, agosto e dicembre. Il mese di ospitalità, il sesso e l’età del bambino da ospitare sono a scelta della famiglia, compatibilmente con le peculiarità/esigenze dello stesso nucleo familiare ospitante. Qualsiasi tipologia familiare può ospitare un bambino: nuclei composti da marito/moglie/figli, coppie senza figli, conviventi, vedove, nubili. Vige su ogni caso di ospitalità l’autorizzazione e il controllo da parte delle Questure.
I nominativi dei bambini vengono forniti ai responsabili dell’Associazione da direttori di scuole bielorusse che sono a conoscenza anche di eventuali problematiche familiari/economiche dei bambini. Tali direttori vengono incontrati durante i convogli umanitari organizzati durante l’anno.

Prima dell’arrivo dei bambini, i coordinatori dei vari gruppi, organizzano alcuni incontri con le future famiglie ospitanti, così da poter chiarire eventuali dubbi, risolvere piccole questioni relative all’ospitalità. Viene fornita alle famiglie una dispensa-vocabolarietto corredata con gli idiomi più comuni (scritti in cirillico da far leggere al bambino e scritti come si pronunciano così da poterli leggere al bambino) e con una lunga appendice dedicata alla conversazione, con tipologie di frasi d’uso comune. Durante il periodo di soggiorno, il ruolo dei coordinatori è quello di essere sempre presenti, pur non disturbando il nuovo rapporto che si crea tra la famiglia e i bambini: i coordinatori garantiscono la loro presenza in ogni momento di difficoltà, insicurezza, d’incertezza di qualsivoglia natura, pur tuttavia lasciando la libertà alle famiglie di organizzare il proprio mese. A richiesta, i coordinatori si attivano a inserire i bambini bielorussi in aggregazioni quali il Grest, attività in piscina, gite. I vari comitati, spesso, aprono le loro iniziative a tutti coloro che desiderano partecipare (da anni, dai gruppi di San Donà di Piave, Quarto d’Altino, Treviso e Mestre, vengono organizzate, per tutti i bambini bielorussi, le gite a Venezia sulle “caorline”, la navigazione sul Sile, le escursioni con pernotti in rifugi dolomitici, laboratori didattici e giornate di svago).

Ogni bambino, nel periodo in cui soggiorna in Italia si avvale della copertura sanitaria; oltre a ciò, ci sono medici, tra cui due dentisti, che assicurano la loro opera gratuitamente.

I bambini arrivano in gruppi di 20-25, al seguito di un’accompagnatrice, a disposizione delle famiglie 24 ore al giorno. Le stesse accompagnatrici sono ospitate da famiglie italiane.

Spesso tra le famiglie italiane e i bambini bielorussi s’instaura un rapporto che continua oltre il mese di soggiorno. Durante i convogli, l’Associazione offre la possibilità a quanti lo desiderano, di far recapitare un “pacco famiglia”, contenente prodotti alimentari, vestiario e quanto la famiglia italiana vuole, ai bambini che hanno ospitato durante l’estate. Anche questo risulta essere un aiuto molto gradito.

L’età dei bambini ospitati varia dagli 8 ai 17 anni: le famiglie, se lo desiderano, possono ospitare lo stesso bambino fino al limite concesso dal governo bielorusso (17 anni); ciò permette una continuità nel sostenere, dal punto di vista sanitario, ma soprattutto dal punto di vista economico una famiglia bielorussa, talora disagiata.

Per ogni bambino che sarà ospitato, alla famiglia italiana verrà richiesto un contributo comprendente il costo del biglietto aereo a/r e di una polizza assicurativa.